Бастапқы құжаттамаға кез-келген шаруашылық операцияны жүзеге асыру нәтижесінде алғашқы ақпараттан тұратын құжаттар кіреді. Оларға актілер, төлем тапсырмалары, шот көшірмелері, шот-фактуралар, бухгалтерлік анықтамалар және т.б. Әдетте, мұндай құжатсыз есепке алу мүмкін емес.
Бастапқы құжат іскерлік операциямен бірдей нөмірмен ресімделеді. Мысалы, есеп айырысу-кассалық қызмет үшін комиссия ағымдағы шоттан дебеттеледі. Көшірме мен мемориалдық ордер дәл сол күні берілуі керек.
Әдетте, алғашқы құжаттар ресейлік заңнамамен әзірленген бірыңғай нысандар бойынша жасалады. Бірақ барлық формалар қарастырылмаған; сондықтан, мысалы, бухгалтерлік есеп беру кез келген нысанда жасалады. Алайда тіркеу кезінде міндетті ақпаратты көрсету қажет: ұйымның атауы мен деректемелері, құжаттың атауы, операцияның мазмұны, лауазымдардың атаулары, қызметкерлердің аты-жөндері, тізім мен мөртабан ұйымдастыру.
Неліктен сізге алғашқы құжат қажет? Негізінен барлық жүргізіліп жатқан шаруашылық операцияларды тіркеу үшін. Құжаттама ішкі және сыртқы болуы мүмкін. Ішкі барлық қозғалыстарды есепке алу және бақылау үшін қажет, мысалы, негізгі құрал пайдалануға беріледі - алғашқы құжат болып табылатын акт жасалады. Сыртқы құжаттама жеткізушілермен, тапсырыс берушілермен жұмыс істеу үшін қажет, мысалы, сіз тұтынушыға төлем жасау үшін шот-фактура жасайсыз.
Сондай-ақ бухгалтерлік есеп және еңбекақы төлеу жөніндегі алғашқы құжаттар бар, оларға мыналар жатады: жұмысқа қабылдау және босату туралы бұйрықтар, штат кестесі, демалыс кестесі және басқалары. Құжаттар мен негізгі құралдарды есепке алуды бөлу; мысалы, ОЖ-ны қабылдау туралы куәлік, түгендеу картасы және басқалары. Кассалық операцияларды есепке алу үшін жасалған құжатта аванстық есеп беру, кіріс және шығыс ордері сияқты құжаттар бар.
Кейбір бастапқы құжаттарда, мысалы, ағымдағы шоттан үзінді немесе төлем тапсырмасында түзетуге жол берілмейді. Бірақ, мысалы, шот-фактураларда түзетулер болуы мүмкін, бірақ олардың жанында түзету жасаған адамның қолы, күні және ұйымның мөрі болуы керек.
