Банк құжаттары түрлері бойынша бөлек папкаларда және көбінесе хронологиялық тәртіпте сақталады. Іріктеуді құжаттаманы қалыптастыруға жауапты қызметкер жүргізеді. Мерзімі өткен құжаттарды жоюмен арнайы комиссия айналысады.
Банк құжаттарын сақтауды банктердің өздері де, есепшот жүргізетін ұйымдар да жүзеге асырады. Бір мекемеде сақтау тәртібі басқа мекемеде сақтау тәртібінен сәл өзгеше болуы мүмкін.
Ұйымдарда банктік құжаттар қалай сақталады
Ұйымда болған банктен алынған құжаттар ақшалай операциялардың жүргізілгендігін растайды және бухгалтерлік есепте көрсетіледі. Оларды сақтау орны бухгалтерия болып табылады, оның қызметкерлері барлық қағаздарды типтері бойынша шоттар мен банктер жағдайында жеке папкаларға бөле алады. Егер кәсіпорында бірнеше ағымдағы шоттар болса, онда әрқайсысы үшін жеке папка жасалады, егер валюталық шот болса, онда шоттың валютасы мұқабада және омыртқада көрсетіледі. Хронологиялық тәртіп әр есептік жазба бойынша көшірмелерді жазу үшін қолданылады. Әрбір үзіндіде төлем құжаттары мен әрбір операция күніне төлем негіздемелерінен тұратын байланыстырғыш бар.
Ақылы шот-фактуралар үшін бөлек папка жасалады. Валюталық бақылау құжаттары бөлек папкаларда сақталады, онда сіз валюталық шоттармен жұмыс туралы барлық ақпаратты таба аласыз. Біз мәмілелер паспорты, жұмысты немесе орындалған қызметтерді растау туралы куәліктер, валюталық операциялар туралы сертификаттар және басқалар туралы айтып отырмыз. Егер құжаттама көлемі аз болса, құжаттың нөмірі, мөлшері мен күнін көрсететін тізілімдер жеткілікті болады.
Коммерциялық банктерде құжаттар қалай сақталады
Бұл мекемелер банктің қаржылық-шаруашылық қызметін растайтын құжаттарды және клиенттердің есеп айырысу-төлем құжаттарын сақтайды. Олар үшін жауапкершілік менеджер мен бас бухгалтерге жүктеледі. Қағаз және электронды құжаттар сақтауға жатады. Қағаздар арнайы қоймада сақталады, оған кіру үшін арнайы рұқсат алу керек. Рұқсатқа бас бухгалтер немесе оның орынбасары қол қоюы керек.
Мемориалды құжаттаманы беру күн сайын жүзеге асырылады, бұл үшін құжаттар бөлек хронологиялық тәртіпте сақталатын жеке папка орнатылады. Іріктеуді қаржылық құжаттаманы дұрыс қалыптастыруға жауапты қызметкер жүзеге асырады. Басқа папкалар ақша қаражаттары мен клиенттердің салымдары туралы ақпаратты көрсететін қағаздардан тұрады. Бағалы металдармен операциялар туралы ақпаратты қамтитын құжаттар бөлек папкаларға салынады.
Құжаттардың жекелеген түрлерін әртүрлі папкаларға орналастыру қажеттілігі әр қағаздың өзіндік сақтау мерзіміне байланысты. Бұл құжаттардың электронды түрде сақталуына да қатысты. Сақтау мерзімі өткен құжаттарды жою үшін арнайы комиссия құрылады, оның мүшелері әр қағазды қарап шығады, содан кейін сақтау мерзімі өткен құжаттардың жойылғанын растайтын арнайы акт толтырады.
