Іскери хат - іскери корреспонденцияның негізгі элементі. Компанияның оң имиджі жасалған құжаттың сауаттылығына байланысты. Іскерлік хаттарды компанияның хатшылары мен басшының көмекшілері жазады.
Іскерлік хат құру
Іскерлік хат жазу міндетті түрде мақсат қояды: ынтымақтастықты ұсыну, ұйымға сатылымды ұлғайту, тауарларға төлем жасау процесін жеделдету, талап қою, бірдеңе үшін алғыс айту, мәміле жасау, құттықтау. Хат белгілі бір мақсатта жазылуы керек және онда мүмкіндігінше көбірек айтылуы керек. Хат жіберетін компания туралы толық ақпаратты біліп алыңыз. Сізге әлеуетті серіктес туралы максимумды білуіңіз керек.
Көбінесе компаниялар тауарларды немесе қызметтерді ұсынатын көптеген хаттар жібереді, бірақ сонымен бірге адресаттар туралы ең аз ақпарат бар. Бұл барлық жаңадан бастаған кәсіпкерлердің басты қателігі. Ақыр соңында, хат алушыға олардың жеке сөйлесіп жатқанын білу әрдайым жағымды. Адамға аты-жөнімен жүгіну, мысалы, сәтті сату хатының негізі болып табылады. Ал адресаттың аты-жөнін білмесеңіз де, кез-келген жағдайда сіз оған сілтеме жасаған кезде адамның позициясын қысқартылған түрде жаза алмайсыз.
Іскерлік хат дизайны
Ең дұрысы, әр компанияның өзінің жеке бренді бар. Ол бойынша іскерлік хат жасалады. Бланкта әрдайым ұйымның атауы, нақты және заңды орналасқан жері, байланыстары, веб-сайт, электрондық пошта мекен-жайы, логотип және ұйым туралы басқа ақпарат болады. Іс қағаздарының шеттері: төменгі, жоғарғы, оң және сол жақ өлшемдері стандартты. Сол жақ шеті 3 см құрайды, өйткені барлық құжаттар іс қағаздарына жіберіледі. Оң жақ шеті - 1,5 см, жоғарғы және төменгі шегіністер: 1 см.
Әрбір іскери хат ортада қысқа және назар аударарлық тақырыптан басталады. Тақырып мәтіннің мазмұнын ашатыны сөзсіз. Іскери хаттың тақырыбында: толық аты-жөні көрсетілген алушы компанияның атауы, сондай-ақ алушының лауазымы (жоғарғы оң жақ бұрышта) бар. Тақырыптың астындағы жоғарғы сол жақ бұрышта тіркеу (шығыс) хаттың нөмірі мен күні көрсетілген орын бар. Егер іскери хат жауап хат ретінде жазылған болса, онда сіз бұл хаттың қандай құжатқа жауап беретінін көрсетуіңіз керек. Іскери хаттың тақырыбы құжаттың күні мен нөмірінен кейін көрсетіледі. Хаттың соңында жіберушінің қолы көрсетіледі. Сондай-ақ, толық аты-жөні мен лауазымы жазылуы керек.
Егер хатта компания туралы қандай-да бір қаржылық деректер болса, онда бас есепшінің қолы да төменгі жағында болуы керек. Қол қою тәртібі келесідей: біріншіден, бас директордың, одан төменде бас есепшінің қолы. Сондай-ақ, хаттың соңында ұйымның ресми мөрі қолтаңба қойылады. Times New Roman 12-ші өлшем және бір интервал - ресми іскери хат алмасудың стандарты. Маңызды ұсыныс болып табылатын іскери хатты факс немесе электрондық пошта арқылы емес, пошта арқылы жіберу әдетке айналған. Курьер хатты менеджерге немесе хатшыға өзі жеткізеді. Мұндай хат типографиялық әдіспен басылатын үлкен компания конвертінде жеткізілуі керек. Мұның бәрі компанияның қолайлы имиджін қалыптастыру үшін жұмыс істейді.
