Кәсіпорын құжаттары тәртіпте сақталуы керек. Басқа іс қағаздары арасында тауарларды жеткізуге қажетті келісімшартты табуды жеңілдету үшін оларға жеке сөре немесе папка жасаған жөн. Бірақ тек қана емес. Келісімшарттардың өзін де оңтайландыру қажет.
Нұсқаулық
1-қадам
Сіз жинағыңыз келетін барлық келісімшарттарды жинап, оларды бағалаңыз. Олардың қаншалықты жиі және қандай серіктестермен жасалатынына назар аударыңыз. Бұл сізге құжаттарды қалай жіктеу керектігін таңдауға көмектеседі.
2-қадам
Егер серіктестер көп болса, оларды жасасу күніне келісімшарттарға тапсырыс беру әдісі қолайлы. Ұзақ мерзім ішінде сол фирмалармен келісімшарттар жасасқан жағдайда, оларды контрагенттер жеке санатқа (папкаға) топтастыра алады. Кейбір жағдайларда келісімшарттарды серіктес фирмалардың аттары бойынша алфавиттік тәртіпте орналастыру жеткілікті.
3-қадам
Қандай әдісті таңдамасаңыз да, көлемді қалталарды пайдалану өте қолайсыз екенін ескеріңіз. Келісімшарттарды қарап шығып, мерзімі өткендерді жалпы стектен алып тастаңыз. Олар үшін бөлек папка жасаңыз. Мұндай келісім-шарттарға көбінесе тек мезгіл-мезгіл ғана жүгінеді, олар күнделікті жұмыста қажет емес.
4-қадам
Шарттарды хронологиялық тәртіпте ұйымдастырған кезде жазбаларды жүргізу мен сақтаудың жалпы принциптерін ұстаныңыз. Жиі қолданылатын папкаларда жақында жасалған келісімшарттар жоғарғы жағында орналасқан. Төменде жасалған күні бұрын жасалған құжаттар бар. Мұрағатқа құжат тапсыру кезінде, керісінше, біріншісі жоғарыда, ал жақында жасалған келісімшарт төменде болуы керек.
5-қадам
Бір санатты екінші санаттан визуалды түрде ажырату үшін маркерлерді, тегтерді, бетбелгілерді және басқа кеңсе тауарларын пайдаланыңыз. Мұндай бөлгіштердің қалтада анық көрінетініне көз жеткізіңіз. Бұл қажетті құжаттарды іздеуді едәуір жеңілдетеді.
6-қадам
Тауарларды жеткізуге арналған барлық келісімшарттар тиісті түрде папкаға салынғаннан кейін, міндетті түрде құжаттар тізілімін жасаңыз. Мұқабаға салыңыз немесе барлық келісімшарттардың үстіне папкаға салыңыз. Тізілімде бос жолдар қалдырыңыз. Жаңа келісімшартты салған кезде, ол туралы ақпаратты тізілімге енгізіңіз.
