Істерді мұрағатқа дайындау және тапсыру жұмыс процесінің ажырамас бөлігі болып табылады. Оларды тіркеу ұйымда құжаттар тапсырылған кезден бастап басталады және күнтізбелік жылдың соңында немесе сақтау кезеңдерінің соңында мұрағатқа өткізумен аяқталады. Кейбір жағдайларда файлдар бір жылдан ұзақ сақталады. Оларға, мысалы, кадрлармен байланысты құжаттар кіреді.
Нұсқаулық
1-қадам
Мұрағатқа істерді рәсімдеу көп уақытты қажет етпеуі үшін, сіз оларды ағымдағы жұмыс процесінде тіркеу ережелерін сақтауыңыз керек. Істерді мұрағатқа тұрақты немесе уақытша сақтауға тапсыру кезінде құжаттарды, нөмір парақтарын тігу керек, егер жұмыс нұсқаулығында көзделсе, соңғы жазба жасау керек, сонымен қатар ішкі тізімдеме жасау қажет.
2-қадам
Бұл ретте ұйымның немесе кәсіпорынның атауы, істер номенклатурасына сәйкес индексі, істің ашылу және жабылу күні, сондай-ақ сақтау мерзімі тапсырылатын файлдың титулдық парағында көрсетіледі мұрағатқа тапсыру.
3-қадам
Архивтелетін құжаттар жеке мұқабада сақталады. Егер құжат ерекше мәнге ие болса, ереже бойынша, ол тігілмейді, бірақ файлға немесе конвертке салынып, іске тіркеледі. Тігілген және нөмірленген істің соңында аттестаттау парағы, ал басында - ішкі тізімдеме орналастырылады. Бұл жағдайда корпустың қалыңдығы 40 мм-ден, ал парақтар саны 250-ден аспауы керек.
4-қадам
Мұрағатта тұрақты, сонымен қатар уақытша, бірақ 10 жылдан кем емес сақталатын істер үшін мұрағатқа істерді жіберу үшін тізімдеме жасалады. Бұл кезде жеке құрамға қатысты құжаттарға жеке тізімдеме жасалады. Оған істердің атаулары енгізіліп, олардың әрқайсысына реттік нөмір беріледі, сонымен қатар номенклатуралық код көрсетіледі. Тізімдеме екі данада жасалады, егер файлдар ұйым архивінде қалса. Егер файлдар мемлекеттік мұрағатқа тапсырылатын болса, оның төрт данасы болуы керек.
5-қадам
10 жылдан аз уақыт аяқталғаннан кейін сақтауға жататын істер ұйым басшылығының шешімі бойынша мұрағатқа жіберілуі мүмкін. Істерді тапсыру қажеттілігі архивтің жүктемесіне, ескі құжаттарға қол жетімділіктің жиілігіне және т.б.
