Іс жүргізу - ГОСТ Р 51141-98 «Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар ». Іс қағаздарын ұйымдастыру дегеніміз - кәсіпорынның ағымдағы қызметінде кіріс, шығыс және ішкі құжаттарды тіркеуді, сақтауды және пайдалануды ұйымдастыру.
Нұсқаулық
1-қадам
Кеңсе жұмысын ұйымдастырған кезде сіздің кәсіпорныңыз, ұйымыңыз, географиялық тұрғыдан шалғай бөлімшелер немесе филиалдар осы фактіні ескеріп, осы бөлімшелермен өзара әрекеттесу механизмін қамтамасыз ете ме, жоқ па, соны шешіңіз. Олардағы іс жүргізу жүйесі тіркеу кезінде және іс қағаздарын жүргізу кезінде қиындықтарды болдырмау үшін бас кеңсемен бірдей болуы керек.
2-қадам
Сіз қолданыстағы кеңсе жұмысының қай түрін қолданатындығыңызды ойластырыңыз: орталықтандырылған, аралас немесе орталықтандырылмаған. Оларды таңдау кәсіпорын құрылымымен (оның географиялық тұрғыдан шалғай бөлімшелері бар ма) және кеңсе басқару қызметінің техникалық жабдықталуымен анықталады. Егер бұл қызмет саны аз болса және техникалық жағынан қамтамасыз етілмеген болса, онда оның функцияларының бір бөлігі бөлімшелерге беріледі. Бұл жағдайда аралас кеңсе жұмыстары жүреді. Егер бұл қызмет барлық қажетті персоналмен, аппараттық және бағдарламалық жасақтамамен жабдықталған болса, онда іс қағаздарын жүргізудің бұл түрі орталықтандырылады.
3-қадам
Әрбір құрылымдық бөлімде кеңсе жұмысын жүргізетін арнайы штат бірлігін таңдаңыз. Егер бұл мүмкін болмаса, онда өзінің негізгі қызметтік міндеттерін орындауды кеңсе қызметкерінің функциясымен үйлестіретін басқа қызметкер тағайындаңыз.
4-қадам
Барлық кіріс, шығыс және ішкі құжаттарды қамтитын істер саны мен номенклатурасын анықтаңыз. Егер бұл жоғары тұрған (негізгі) ұйымның құжаттары болса, онда олар басшының қарауына ұсынылады; ведомстволық бағыныстағы ұйымдардың құжаттары олармен жұмыс істеуге жауапты басшының орынбасарының қарауына ұсынылуы керек. Тиісінше, азаматтардың өтініштері халықпен жұмыс жасау жауапкершілігі жүктелген депутатқа бағытталған.
5-қадам
Корреспонденттер шеңберін анықтап, жіктеуіш құрыңыз, сол арқылы сіз бұл құжаттың қай корреспонденттік топқа жататынын бірден анықтай аласыз. Мысалы, мемлекеттік органдар үшін 01 кодын, жоғары тұрған ұйымның хаттары үшін - 02 коды, жеткізушілер үшін - 03 коды, тұтынушылар үшін - 04 коды және т.б. тағайындаңыз. Бұл ұйымдағы құжаттар айналымын оңтайландыруға көмектеседі.
6-қадам
Журналда немесе карточкада құжат айналымы қандай нысанда жүзеге асырылатынын анықтаңыз. Екі нысан да электронды құжат айналымына арналған арнайы бағдарламаларда жүзеге асырылады. Егер сіз мұндай бағдарламаны әлі сатып ала алмасаңыз, құжаттарды тіркеу журналдарын қолданыңыз, оларды Excel-де рәсімдеуге болады.
