Бухгалтерлік есепте құжат айналымы - бұл алғашқы бухгалтерлік құжаттарды дайындау немесе алу, олардың бөлімшелермен реттелген қозғалысы, есепке алуға қабылдау, міндетті түрде өңдеу және кейіннен мұрағатқа тапсыру. Ұйымдарда құжаттардың қозғалысы құжат айналымының кестесімен анықталады.
Бухгалтерлік есепте барлық алғашқы құжаттар үшін жұмыс процесінің бірнеше кезеңдері бар. Біріншісі және бастысы - бухгалтерлік құжатты іскерлік операция жасалған кезде немесе ол аяқталғаннан кейін бірден дайындау. Шаруашылық қызметтің жұмысын есепке алу белгіленген талаптарға сәйкес жүргізіледі. Бастапқы құжаттарды жасаған және оған қол қойған барлық лауазымды адамдар осы құжаттардағы мәліметтердің дұрыстығына жауап береді.
Екінші кезең - толтырылған алғашқы бухгалтерлік құжаттарды бухгалтерияға тапсыру. Бухгалтер олардың мазмұнын, рәсімдеудің толықтығы мен дұрыстығын тексеруге, содан кейін арифметикалық тексеру жүргізуге міндетті. Әрі қарай алғашқы бухгалтерлік құжаттар өңделеді. Сонымен табиғи көрсеткіштер ақша өлшемдеріне айналады. Бұл процесс салық салу немесе баға белгілеу деп аталады.
Содан кейін құжаттар олардың экономикалық мазмұнына сәйкес таңдалады (мысалы, еңбек ақы төлеу, дайын өнімнің түсімдері мен шығыстары және т.б.) және шотты тағайындау. Бұл кезеңде олар бухгалтерлік есеп шоттарының осы шаруашылық операциясының корреспонденциясын көрсетеді. Әрі қарай, алғашқы есепке алу құжаты және ондағы шаруашылық операциясы туралы мәліметтер есепке алу регистріне енгізіледі. Содан кейін құжаттарды сақтау үшін мұрағатқа жіберу керек.
Ұйымның экономикалық қызметінің ерекшеліктері негізінде жұмыс кестесі мен схемаларын құру бас есепшінің міндеті. Кестені ұйым басшысы бекітуі керек. Мұндай құжат үшін бірыңғай форма жоқ. Дегенмен, оны құрастыру кезінде ескеретін негізгі жайттар бар: жұмыс процесінің кестесі әрбір бастапқы құжатты тапсыруға арналған бөлімдердің оңтайлы санын көрсетуі және оның әр бөлімде болуының минимумын анықтауы керек.
Бұл жергілікті нормативтік акт диаграмма түрінде немесе бөлімшелер ұсынуы керек алғашқы есепке алу құжаттарының тізімі түрінде жасалады. Орындаушыларды көрсету міндетті; бөлімшелер қандай құжаттарды және қандай мерзімде алмастыруы керектігін көрсетеді. Тиімді ұйымдастырылған жұмыс процесі қаржылық есептіліктің уақтылы орындалуын қамтамасыз етеді.
Ұйым қызметкерлері құжаттар айналымының белгіленген мерзімдерін сақтауға міндетті. Бас есепші кестенің сақталуын бақылайды.
