Іскери корреспонденция нәзіктікті талап етеді, әсіресе жеткізушіге жолданған хаттарға қатысты, өйткені шағымданудың себебі тек өз тарапынан ғана емес, сіздің ұйымыңыздың да міндеттемелерін орындамауы болуы мүмкін.
Нұсқаулық
1-қадам
Егер сіз тауар жеткізушіге тауарларға тапсырыс беру мақсатында бірінші рет хабарласып отырсаңыз, ұйымның стандартты жеткізілім формасын қолданыңыз. Егер бұл мәлімдеме ұйымның сайтында электронды түрде орналастырылмаған болса, еркін стильде хат жазыңыз.
2-қадам
Өнімнің бірнеше түріне әртүрлі мөлшерде тапсырыс берген жағдайда, қажет болған жағдайда тауардың атауы, артикулы, түсі көрсетілген кесте түрінде тапсырысты орналастырыңыз. Тапсырыс берілген тауарларға төлеу бойынша міндеттемелерді жазыңыз, жеткізушіге сіздің ұйымыңыздың мәліметтерін беріңіз, осы мәліметтер негізінде жеткізуші келісімшарт жасайды. Хаттың соңында өзара тиімді ынтымақтастыққа деген үмітіңізді білдіріңіз.
3-қадам
Егер сіздің жеткізушіге жолдаған хатыңыз оның шарттық міндеттемелерін тиісінше орындамауы, тауарларды немесе сапасыз, сұрыпты немесе типтегі тауарларды уақытында жеткізбеуі туралы болса, «Біз сізге осы хатпен хабарлаймыз …», «Біз сізге хабарлаймыз… «. Жіберілген затты қабылдай алмауыңыздың себебін нақты көрсетіңіз. Жеткізуші сізге қанша бірлік және қандай тауар жіберуі керек екенін көрсететін келісім-шартқа немесе келісімшартқа жүгініңіз. Бұл жағдайда жеткізушіге өз қатесін түзету оңайырақ болады.
4-қадам
Егер сіздің хатыңыз тауарлар үшін келісімшартта белгіленген мерзімде төлем жасау мүмкін еместігіне қатысты болса, жеткізушіге бұл туралы ең жұмсақ, бірақ сонымен бірге ресми түрде хабарлаңыз. «Төлемді кешіктіргеніміз үшін кешірім сұраймыз …», «Қазіргі жағдайларға байланысты төлемдерді бұрын төлей алмаймыз …» деген сөз тіркестерін қолданыңыз.
5-қадам
Контрагентке оның алдындағы қарызды қашан төлегіңіз келетінін дәл айтыңыз, және бұл міндеттемені сіздің ұйымыңыз орындауға кепілдік береді. Хаттың соңында бұл эпизод сіздің ұзақ мерзімді серіктестігіңізге әсер етпейтініне үміт білдіріңіз.
