Заңды тұлғалар - кәсіпорындар, ұйымдар, түрлі мекемелер мен банктер өз қызметі барысында бір-бірімен үнемі байланыста болады. Іскери байланыс әртүрлі құжаттар арқылы жүзеге асырылады: хаттар, сұраныстар, сұраныстар, төлем тапсырмалары және т.с.с. Мұндай құжаттардың заңды күші олардың деректемелерімен расталады.
Қандай деректемелер бар?
Деректемелер - латын тіліндегі деректеме - «қажет», бұл құжаттардың осы түріне арналған стандарттарда белгіленген мәліметтер мен мәліметтер жиынтығы, бұл құжаттардың қай түрінің заңды күші болмайтынын және мәмілелер жасауға негіз бола алмайтындығын көрсетпестен транзакциялар. Басқаша айтқанда, құжат қаншалықты ресми түрде шақырылса да, онда қажетті мәліметтер болмаса, оны жай ғана қағаз деп санауға болады, оған ешкім реакция жасауға міндетті емес. Сондықтан кез-келген құжатта егжей-тегжейлер көрсетілуі керек.
Кейбір мәліметтер тек бір типтегі құжаттарда көрсетіледі, ал кейбіреулер кез-келген іскери құжат үшін қажет. Соңғысына мыналар кіреді: ұйымның атауы, құжаттың күні және оның атауы. Ұйымның атауында құрылтай құжаттарына, ұйымдық-құқықтық нысанына сәйкес оның қысқа және толық атауын көрсету қажет. Құжаттың дайындалған күні цифрлық түрінде де, вербалды-цифрлық түрде де көрсетіледі. Құжаттың атауы барлық жағдайларда көрсетіледі, тек ерекшелік - іскери хат.
Міндетті құжаттардан басқа, құжаттардың бір түріне арналған бухгалтерлік, банктік арнайы деректемелер қолданылады. Бухгалтерлік құжаттарда: кәсіпорынның атауы мен мекен-жайы; оның банктік деректемелері; мәміле тараптарының - іскерлік мәмілеге қатысушылардың көрсетуі; оның атауы, мазмұны және негізі; операцияның ақшалай немесе заттай түрдегі құны.
Банк деректемелеріне мыналар кіреді: компанияның ағымдағы шотының нөмірі; ол қызмет көрсетілетін банктің атауы және оның мекен-жайы; банк коды - BIK және оның корреспонденттік шоты. Банк деректемелерінде сонымен бірге кәсіпорынның СТН және банктің СТН, KPP және OKPO кодтары көрсетілуі керек.
Құжатқа мәліметтерді орналастыру
Әр түрлі типтегі құжаттардың әрқайсысында орналастырудың өзіндік өрісі бар. Бөлшектердің құрамы және олардың дизайнына қойылатын талаптар әр жағдайда стандарттармен белгіленеді. Бірнеше жолдан тұратын мәліметтер бір жол аралықпен басылады. Деректемелер бір-бірінің арасындағы екі немесе үш жол аралықтарымен бөлінген.
Оларды дайындауға, есепке алуға және сақтауға, әсіресе Ресей Федерациясының Мемлекеттік елтаңбасы шығарылатын құжаттарға, сондай-ақ Ресей Федерациясының субъектілері эмблемаларына арнайы талаптар ұсынылатын құжаттар нысандарына да қатысты. Бұл шара қажет, өйткені бланктерде көрсетілген мәліметтер оларды алаяқтар қолдана алатын заңды күші бар құжат етеді.
