Кәсіпорын жасасқан келісімшарттардың сақтау шарттары салалық стандарттармен және нормалармен реттелмейді, сондықтан оларды жоғалтпау және дұрыс сақтау мен есепке алуды қалай ұйымдастыру керек деген сұрақ жиі туындайды. Бұл мәселені шешудің ең ақылға қонымды шешімі белгілі бір кәсіпорынның корпоративті актісін шығару болады, ол осы құжаттарды дайындау, жасау және сақтау тәртібін қарастырады.
Нұсқаулық
1-қадам
Егер сіздің компанияңыз бөгде ұйымдармен көп жұмыс жасаса және жасалған келісімшарттардың саны айтарлықтай болса, онда оларды сақтауды кеңсеге немесе кеңсе бөліміне тапсырудың мәні бар. Бұл өте ыңғайлы, өйткені кеңседе басшының қолы қойылған және мердігерлер жіберген барлық құжаттар тіркеледі. Орындалған келісімшарт тіркелгеннен кейін кеңсе қызметкерлері қажетті көшірмелерді жасап, жауапты орындаушыларға таратуы және құжаттардың түпнұсқаларын арнайы белгіленген жерде сақтауы керек.
2-қадам
Егер сіздің компанияңыз шағын болса және сізде кеңсе бөлімі, сондай-ақ жауапты кеңсе қызметкері болмаса, онда маңызды, бірақ сирек қолданылатын келісім-шарттар, мысалы, жылжымайтын мүлікті жалға алу немесе сатып алу туралы келісімшарттар, сонымен бірге заң бөлімінде де болу керек серіктестіктің құрылтай-құқықтық құжаттары. Олар бойынша есептеулер жүргізетін бухгалтерия осы шарттардың көшірмелерін ұсынуы керек. Дәл сол жерде есеп бөлімінде есеп айырысуды, төлем мерзімдерін немесе тұрақты мерзімді төлемдерді (коммуналдық төлемдер, байланыс) бақылауды талап ететін алғашқы бухгалтерлік құжаттама түрлерінің бірі ретінде жабдықтау, қызмет көрсету және жұмыстарды орындауға арналған дүкенді сақтаңыз және жасаңыз.
3-қадам
Кез келген жағдайда, барлық келісімшарттардың өзіндік, ішкі тіркеуі болуы керек және олардың әрқайсысына электронды келісімшарттар тізіліміне енгізілетін нөмір берілуі керек. Бұл журналды Excel кестелерінде жасауға болады. Электрондық журналдан басқа, келісімшарттың түпнұсқасын жауапты орындаушылардың қашан және кімге тапсырғанын көрсететін қағаз жүзінде осы келісімдерді берудің тізілімін жүргізу қажет. Бұл журналда жауапты орындаушының қол қоюы үшін шартты сақтау және жеткізу фактісін растайтын өрістер болуы керек.
4-қадам
Келісім-шарттармен жұмыс жасау тәртібін сипаттаңыз, келісімшарттарды дайындау, жасау және сақтау тәртібі туралы ережеде және оны кәсіпорын басшысы бекітеді.
