Ақша алуға негізделген кез-келген құжат дұрыс форманы толтыруды талап етеді. Егер ұйым қызметкерге кез-келген қажеттілікке қаражат берген болса, онда олар үшін алдын-ала есеп беру арқылы есеп беру қажет.
Аванстық мәлімдемені кім толтыруы керек
Директор ұйымға кез-келген қызметкерге дәл осылай ақша бере алмайды. Бастапқыда аванстық қаражат алуға құқығы бар қызметкерлердің тізімі анықталуы керек. Ол үшін арнайы тапсырыс жасап, рәсімдеу керек.
Егер бағыныштыларға қандай-да бір бизнесті жүргізу үшін қаражат қажет болса, онда ол директорға еркін нысандағы өтініш беруі керек. Қажетті соманы және ақшаның сұралатын мақсатын көрсету міндетті. Егер директор мәлімдемемен келіссе, онда ол өтінішке жеке өзі қол қояды және қанша қаражат алуға және қанша уақытқа рұқсат беретіндігін көрсетеді.
Қолма-қол ақшаны тек бұрын алынған барлық сомалар туралы толық есеп берген қызметкерге ғана беруге болатындығын атап өту маңызды.
Кейде қызметкерге сенімхат қажет болуы мүмкін, ол ұйым атынан берілген No М-2 немесе No М-2а үлгісі бойынша берілуі керек. Бұл нысандар 1997 жылы Ресей Федерациясының Федералды мемлекеттік статистика қызметінің жарлығымен бекітілді.
Ұйымның бухгалтериясында шығарылған ақша үшін қызметкер есеп беруі керек. Шығындар туралы есепті толтыру және тапсыру қажет белгілі бір мерзім бар. Ұйым басшысы өтінім бланкісінде көрсеткен мерзім аяқталғаннан бастап 3 күн.
Егер қызметкерге жол жүру қажеттілігі үшін қаражат берілсе, онда ол оны іссапардан оралғаннан кейінгі келесі 3 жұмыс күнінде есепке алуы керек.
Шығындар есебі үшін шығындар қалай расталады
Егер қызметкерде ақша қалса, онда ол оны кассаға дәл осылай қайтара алмайды. Біріншіден, сіз ақшаның дәл олар берілген қажеттіліктерге жұмсалғанын растайтын барлық құжаттарды жинауыңыз керек. Бұл қолма-қол ақша және сату чектері, жол жүру билеттері, түбіртектер, актілер және басқа да қатаң есептілік нысандары болуы мүмкін.
Әрбір осындай құжатты алғаннан кейін күнді, соманы және мәліметтерді оқуға болатындығын тексеру қажет.
Қызметкерге барлық құжаттарды бухгалтерияға тапсыру қажет болады.
Шығындар туралы есеп дұрыс толтырылмаған жағдайда не болады
Егер қызметкер 3 күн ішінде қате толтырған немесе алдын-ала есеп бермеген болса, онда қадағалау органы алынған қаражатты кіріс ретінде қарастырады, ол бойынша сақтандыру сыйлықақысы мен жеке табыс салығын есептеу қажет болады. Егер кейінірек қызметкер әлі де барлық қажетті құжаттарды және есепті ұсынатын болса, онда бухгалтерге қайта есептеу жүргізу қажет болады.
Ұйымның уәкілетті қызметкері есеп берілмеген соманы қызметкердің жалақысынан ұстай алады.
Аванстық есеп құрастырудың негізгі ережелері
Шығындар туралы есеп беру негізінде келесі ережелер жатыр:
- Аванстық есеп шығындалған соманы растайтын құжаттармен расталуы керек.
- Құжаттар іссапар аяқталғаннан кейін, менеджер белгілеген мерзімде немесе аурудан немесе демалыстан кейін жұмысқа шыққан сәттен бастап 3 жұмыс күнінен кешіктірілмей тапсырылуы керек.
- No АО-1 арнайы форма бойынша есеп жасалады. Сондай-ақ ұйымның басшысы бекіткен алдын-ала есеп беру формасын пайдалануға рұқсат етіледі.
- Шығындар туралы есепті бекіту тек менеджерге жүктелуі керек.
- Аванстық есепті ақшаны жұмсаған қызметкер толтырады. Сондай-ақ, кейбір ақпаратты бухгалтер енгізуі керек.
Аванстық есепте келесі мәліметтер көрсетілуі керек:
- Қызметкерге ақша берген компания туралы ақпарат.
- Ұйымнан қаражат алған қызметкер туралы мәліметтер.
- Сіз компанияның қызметкеріне ақша беруіңіз керек мақсат.
- Сома.
- Барлық шығындар туралы мәліметтер растай отырып.
- Егер бар болса, қаражат қалдығы.
Соңында ақшаны шығарған және қалдықты алған бухгалтерия қызметкері мен қызметкерлері қол қояды.
Аванстық ведомоске ешқандай мөртабан қоюдың қажеті жоқ. Себебі құжат ішкі болып табылады. Ұйымдастыру шеңберінен шықпайды. Сонымен қатар, 2016 жылдан бастап жеке кәсіпкерлер ғана емес, барлық заңды тұлғалар құжаттарын өз мөрлерімен және мөрлерімен растамауға толық құқылы.
Есеп бір данамен толтырылады. Бұл бастапқы құжаттаманың бөлігі, сондықтан сіз оны ресімдеуде қателік жібермеуіңіз керек. Егер қандай да бір себептермен блоттардан немесе дұрыс толтырудан аулақ болу мүмкін болмаса, онда жаңа пішінді алып, оны жаңа тәсілмен толтырған дұрыс.
Шығындар туралы есепті қалай толтыруға болады
Ішкі айналым үшін мұндай маңызды құжатты толтыру өте қиын болуы керек сияқты. Бірақ бұл түбегейлі дұрыс емес. Оны бірінші рет толтырғаннан кейін, егер оны қайта толтыру қажет болса, қиындықтар болмауы керек.
Деректерді қызметкер келесі ретпен енгізуі керек:
- Ұйымның тіркеу деректерін қолдана отырып, OKPO коды және кәсіпорынның толық атауы енгізіледі.
- «Аванстық есеп» деген жазудың жанындағы бағандарда құжаттың нөмірі мен дайындалған күнін жазу қажет.
- Оң жақта бос, бос орын қалдыру керек. Бұл ұйым басшысының жазбалары үшін қажет болады: оның мөлшері сөзбен, есепті бекіту күні және қолы.
- Төменде барлық жолда аванстық ақша алған қызметкер туралы ақпарат бар. Оның қай құрылымдық бөлімде жұмыс істейтінін, тегі, аты, әкесінің аты және лауазымын көрсету қажет. Қызметкердің жеке құрамы да және аванс не үшін қажет болғандығы да көрсетіледі.
Осымен шығыстар туралы есептің бірінші бөлімі аяқталады. Әрі қарай форма екі кестеден тұрады. Оның біреуін қаражат алған қызметкер толтырады. Сіз аванстық төлемнің жалпы сомасын және ол шығарылған валютаны енгізуіңіз керек. Баланстың мөлшері немесе артық шығындар төменде көрсетілуі керек.
Екінші кестені бухгалтерияда уәкілетті маман толтырады. Онда бухгалтерлік шоттар, қосалқы шоттар және олар бойынша өтетін қаражат туралы мәліметтер болуы керек. Транзакция коды және нақты сомалар көрсетілуі керек.
Кестелердің астында есепке қанша құжат тіркелгенін және бұл құжаттар қанша парақтан тұратынын көрсету керек.
Барлық бағандар толтырылғаннан кейін құжаттарды бас бухгалтер тексеруі керек. Нәтиже бойынша ол есеп беру сомасын бұл үшін арнайы жолда көрсетуі керек.
Төменде бухгалтер мен бас бухгалтер олардың стенограммасымен қол қоюы керек. Әрі қарай, бухгалтерия қызметкеріне баланс немесе қайта есептеу сомасы және осы сома өткен кассалық ордер нөмірі көрсетілуі керек. Балансты алған немесе артық шығынға ұқсас соманы шығарған кассир де аванстық есеп беруге қол қоюы керек.
Қаржылық есептіліктің келесі бөлігі келіссөздермен жасалады. Онда қаражаттың сұратылған қажеттіліктерге жұмсалғандығын растайтын құжаттар туралы барлық қажетті ақпарат болуы керек. Бұл бөлімде сіз келесі деректерді енгізуіңіз керек:
- Құжатты берген әр ұйымның егжей-тегжейлері.
- Берілген күні.
- Аты-жөні
- Ақшаның нақты мөлшері.
- Құжатта көрсетілген сома орналастырылған санның нөмірі.
Қызметкер үстелдің астына өз жолына арнайы жолмен қол қоюы керек. Осылайша, ол көрсетілген ақпараттың дұрыстығын растайды.
Шығындар туралы есептің соңғы бөлігі кесімді бөлігі болып табылады. Онда бухгалтерден түбіртек бар, ол қызметкерден жұмсаған ақшасын растайтын құжаттарды алғаннан кейін толтырады. Жыртылатын бөлігінде:
- Қызметкер туралы ақпарат (толық аты-жөні).
- Есеп нөмірі және шығарылған күні.
- Қызметкерге берілген сома.
- Шығындарды растайтын есеп беру құжаттарының саны.
Осыдан кейін бухгалтерия қызметкері күнін және қолын қояды. Алынатын бөлік қызметкерге алынған деректердің дәлелі ретінде берілуі керек.
