Күн сайын ұйымда белгілі бір іскери операциялар мен процестер жүреді: ресурстарды сатып алу және тұтыну, өнімді жөнелту, сатып алушылармен, қаржылық ұйымдармен, жеткізушілермен есеп айырысу және т.б. Барлық осы операциялар алғашқы құжаттарда міндетті түрде көрсетілуі керек.
Нұсқаулық
1-қадам
Бастапқы - бұл шаруашылық операциясының фактісін тіркейтін құжат. Көптеген бухгалтерлік құжаттар үшін стандартты формалар бар. Кейбір жағдайларда ұйым кейбір шаруашылық операцияларын тіркеуге арналған өзіндік формасын әзірлеуі мүмкін. Есепке алу үшін барлық қажетті деректемелері бар құжаттар ғана қабылдануы мүмкін. Бұл мәліметтер мыналарды қамтиды:
- бастапқы құжаттың атауы;
- осы құжатты жасаған ұйымның атауы;
- операцияға қатысушы тараптардың атауы мен мәліметтері;
- құжаттың дайындалған күні;
- шаруашылық операциясының атауы мен мазмұны;
- іскери операцияға жауапты лауазымды адамдардың тізімі;
- жауапты адамдардың қолдары.
Бастапқы құжаттар мәміле жасалған кезде немесе ол аяқталғаннан кейін бірден жасалуы керек.
2-қадам
Бухгалтер айналысатын барлық құжаттарды екі топқа бөлуге болады: сыртқы және ішкі. Сыртқы құжаттар кәсіпорынға ұйымның әртүрлі мердігерлерінен келеді. Қаржы институттары, сатып алушылар мен жеткізушілер, мемлекеттік мекемелер мен банктер, салық органдары контрагенттер бола алады. Кез-келген құжатты алғаннан кейін, ең алдымен, бұл құжаттың бухгалтерлік есепте екенін, онда шаруашылық операциясы туралы ақпараттың бар-жоғын анықтау қажет. Әрі қарай сіз егжей-тегжейлерді, қолдар мен мөрлердің болуын тексеріп алуыңыз керек. Сондай-ақ, шаруашылық операциясының мазмұнын мұқият тексеріп, сонымен қатар алынған есеп құжатының тиесілі кезеңін анықтау қажет.
3-қадам
Ішкі алғашқы бухгалтерлік құжаттар ұйымның өзінде жасалады. Мұндай құжаттар әкімшілік және атқарушылық болуы мүмкін. Әкімшілік құжаттарда белгілі бір іскери операцияларды жүргізу қажеттілігі туралы бұйрықтар, нұсқаулар мен нұсқаулар бар. Мәміле фактісін атқарушы немесе ақтау актісі тіркейді. Көбіне бір негізгі құжат әкімшілік те, атқарушылық та бола алады. Шоттарды жүйелеу үшін бухгалтерлік құжаттар әкімшілік-атқару құжаттарының негізінде жасалады.
4-қадам
Бастапқы - бұл шаруашылық операциясының фактісін тіркейтін құжат. Бухгалтерлік құжаттардың көп бөлігі үшін бастапқы құжаттармен жұмыс «Бухгалтерлік есеп туралы» Федералдық заңмен реттеледі. Осы заңға сәйкес қолма-қол және банктік құжаттарды түзету мүмкін емес, қалған барлық құжаттарға өзгертулер енгізілуі мүмкін.
5-қадам
Ұйымдағы алғашқы құжаттармен жұмыс істеу үшін жұмыс процесінің кестесі құрылады. Мұндай кесте ұйым ішіндегі құжаттардың орын ауыстыру уақытын анықтау және шаруашылық операциясының орындаушыларын анықтау үшін қажет.
