Көрсетілген қызметтер үшін шот-фактура клиенттің бухгалтерия бөлімі үшін оларды төлеудің негізгі негізі болып табылады. Қызметтерді ақылы түрде көрсету келісімшартымен бірге ол бухгалтерлік есепте пайдаланудағы қорытынды құжаттар деп аталатын құжаттар топтамасына енгізілген: ақылы түрде қызмет көрсетуге арналған келісім-шарт, қызмет көрсету актісі және, шот-фактура. Есепшотты дайындау бухгалтерлік есеп бойынша терең білімді қажет етпейді және бәрінің қолынан келеді.
Бұл қажетті
- - компьютер;
- - мәтіндік редактор немесе Exel;
- - принтер;
- - автоқалам;
- - басып шығару;
- - сканер;
- - Интернетке қол жетімділік;
- - электрондық пошта.
Нұсқаулық
1-қадам
Әрбір шоттың атауы («шот»), нөмірі және күні болуы керек. Нөмір, әдетте, келісімшартқа байланады және оның негізінде жасалған шот-фактураларға байланысты болады. Оның қосымша идентификаторлары болуы мүмкін (мысалы, тапсырыс берушінің немесе жобаның қысқартылған атауын білдіретін әріптер).
Нөмірдің астында әдетте келісімшарттың шығыс деректері (толық атауы, нөмірі және жасалған күні) көрсетіледі, оның негізінде шот-фактура жасалады.
2-қадам
Келесі екі абзац мердігер мен тапсырыс берушінің аттарына, заңды мекен-жайларына және банктік деректемелеріне арналған. Тараптар сәйкесінше пайда алушы және төлеуші деп аталуы мүмкін.
3-қадам
Тараптар туралы айтылғаннан кейін шот-фактурада көрсетілген қызметтердің тізімі келтірілген кесте бар (олар келісімшартта және қызмет көрсету актісінде дәл осылай аталуы керек), олардың өлшем бірліктері, бағасы және әрқайсысы үшін төленетін сома оларды.
Рубльдермен және копейкалармен (немесе басқа валютада) төленетін жалпы сома кестеде көрсетілген. Егер ҚҚС есептелсе, онда ол осы салықты ескере отырып көрсетіледі.
Егер ҚҚС алынбаса, онда оның себебі көрсетіледі (көбінесе салық салудың жеңілдетілген жүйесін орындаушының өтініші).
4-қадам
Төленетін толық соманың астында толық көлемде рубльмен және копейкамен сөздермен беріледі.
Мысалы: «Төлем бойынша барлығы: елу сегіз мың үш жүз жиырма жеті рубль он жеті копейка».
Шот-фактураға ұйым басшысы мен бас бухгалтер қол қойып, мөрмен куәландырылуы керек. Егер менеджер ғана бар болса (фирмаларда ол бір адамда бас есепші бола алады, ал кәсіпкер өзінің жеке бухгалтериясын жүргізе алады), сіз екеуіне де қол қоюыңыз керек.
5-қадам
Дайын шот-фактура клиентке факс немесе курьер арқылы жіберіледі. Опцион көбінесе бір тарап екінші тарапқа құжаттың сканерленген көшірмесін жіберген кезде қолданылады, оның негізінде ақша аударылады. Ал түпнұсқа пошта арқылы жіберіледі, курьермен жіберіледі немесе тапсырыс берушінің кеңсесіне жеке өзі жеткізіледі.
