Компанияның іс-шараларының арасында презентация ерекше оқиға болып табылады. Бұл іскерлік жарнамалық мереке, оның мәні ұйымның презентациясы және оның өміріндегі маңызды фактілер: «туу», оң өзгерістер, жаңа өнімдер (қызметтер) құру. Тұсаукесердің ұзақтығы әртүрлі болуы мүмкін: бір іс-шараға 10-15 минут, екіншісіне екі-үш сағат қажет, ал үшіншісі жұмыс аптасын «алады». Тұсаукесердің ұзақтығы қандай болмасын, оның сәтті болуының кепілі - рәсімге тыңғылықты дайындалу.
Нұсқаулық
1-қадам
Тұсаукесердің мақсаттары мен басымдықтарын нақты анықтаңыз: мысалы, имидж құру, жаңа клиенттерді, жаңа серіктестерді (инвесторлар, жеткізушілер, тұтынушылар) тарту, инновациялар туралы ақпарат беру, қоғаммен, билік органдарымен байланыс орнату және т.б. Ең бастысы - мақсатты аудиторияның назарын аудару, оны қызықтыру, келешегін дұрыс көрсету.
2-қадам
Презентацияның негізгі идеясын (идеясын, тұжырымдамасын) анықтаңыз. Іс-шара өтетін орынды, күнді және уақытты белгілеңіз. Түскі астан кейін презентацияларды (ұзақтығы 1, 5-2 сағат) өткізген дұрыс. Коктейль немесе фуршет - соңында (ұзақтығы 1-2 сағат). Шақыру қағаздарын алдын-ала дайындаңыз. Олар жеке тұлға болмауы керек - нақты адамдарға сілтеме жасаңыз. Хабарларда орын, уақыт, презентация бағдарламасы, қатысушылардың тізімі, бағдарлары (мекен-жайы) және көлік маршруттарын көрсетіңіз.
3-қадам
Жарнамалық материалдарды сапалы және мүмкіндігінше дайындаңыз: пресс-релиздер, парақшалар, буклеттер, брошюралар, каталогтар. Тұсаукесерде компания туралы тақырыптық стендтер, планшеттер (мысалы, жылдық тауар айналымы, сату географиясы, қызметкерлердің, серіктестердің біліктілігін арттыру, компания туралы жарияланымдар). Өнімдердің үлгілері, фойеде орналастырылған бейнелері бар мониторлар іс-шараны жандандырады.
4-қадам
Мерекеге арналған сценарий әзірлеңіз. Іс-шараны әдетте компанияның ресми өкілі ашады және жүргізеді. Бұл PR немесе маркетингтің басшысы болуы мүмкін. Сөйлеу, аудиторияға иелік ету қабілеті мұндай адамға қажет.
Компания үшін оңтайлы схемаға сәйкес сценарий жасаңыз. Ол мыналарды қамтуы мүмкін:
- қатысушылардың кездесуі;
- компания басшыларын қонақтармен және (немесе) қызықты-қонақтармен барлық қатысушыларға таныстыру;
- презентацияның жаңалықтарына, мақсатына және идеясына байланысты сюжеттері бар ұйым туралы қысқаша (12 минутқа дейін) бейне фильмді көрсету;
- қатысушылар үшін ықтимал қызықты сұрақтар бойынша компания өкілдерінің (бес адамнан аспайтын) қысқа хабарламалары - өнімдерді көрсету, қызметтерді көрсету (іс жүзінде, макеттерде, слайдтарда, мультимедиялық дисплейде);
- хостес компания өкілдерінің қонақтардың сұрақтарына жауаптары;
- қонақтардың сөз сөйлеуі: түсініктемелер, құттықтаулар, тілектер;
- сувенирлерді, фирмалық жарнамалық материалдарды қонақтарға тапсыру;
- презентацияның бейресми бөлігін өткізу - ойын-сауық бағдарламасымен банкет (фуршет үстелі) (өз қалауы бойынша).
5-қадам
«Соңғы аккордтың» барлық компоненттері туралы ойланыңыз. Байланыстар үшін ең ыңғайлы - бұл «тұрған» фуршет, онда шақырылушылар бір-бірімен еркін қозғала алады және сөйлесе алады. Әдетте, презентация бағдарламасы құрметті қонақтың тостымен аяқталады. Ол барлық қатысушылардың атынан ұйымдастырушыларға олардың мекемелеріне сәттілік пен өркендеу тілектерін білдіріп, өз ризашылығын білдіреді.
